3.1.4
Náležitosti dokumentace BOZP
Dana Žáková
NahoruNeopominutelné náležitosti dokumentace BOZP
Tento komentář si klade za cíl seznámit osoby, které vytvářejí tzv. ostatní předpisy z oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, se základními požadavky na jejich formální stránku. Může se zdát, že vždy je mnohem důležitější obsah dokumentu, ale může tomu být právě naopak. Bez identifikace zaměstnavatele, bez stanovení účinnosti nebo určení toho, pro koho je dokument závazný, se jedná o bezcenný kus papíru, který zaměstnavateli nepomůže v případě nutnosti řešení pracovních úrazů, soudních sporů nebo návštěvy správních orgánů za účelem kontroly, a samotný zaměstnavatel se vystavujeme riziku trestního stíhání bez možnosti jakékoli záchrany (protože např. nepředal odpovědnost za konkrétní problematiku konkrétním osobám).
Název dokumentu by měl být shodný s názvem uvedeným v legislativě, pokud je v ní uveden (např. místní provozní bezpečnostní předpis, řád skladu, provozní řád apod.). Zvolený název dokument je nutné dodržovat jak v rámci konkrétního dokumentu, tak jej uvádět ve stejném znění i ve všech dalších interních dokumentech, aby nemohlo dojít k záměně či nepochopení. Je to velmi důležité i pro případ potřeby předkládání dokumentace správním orgánům.
NahoruObsah dokumentace
Každý typ dokumentace BOZP by měl mj. obsahovat:
-
definice a pojmy
-
stanovení odpovědností
-
rozsah a působnost
-
procesy a postupy
-
sankce a důsledky
-
seznam příloh a dodatků
Podstatným prvkem dokumentu je i číslování stránek, které pomáhá zachovat přehled o celistvosti a úplnosti dokumentu, zejména, pokud dokument zároveň obsahuje prezenční listinu nebo jsou jeho součástí přílohy. V ideálním případě se uvádí ve formátu strana/počet stran celkem. Součástí dokumentu bývá i tabulka na aktualizace nebo kontroly stavu dokumentace a seznam použitých zkratek.
V každém dokumentu je vhodné uvádět použité právní a ostatní předpisy (v platném znění), způsob proškolení či seznámení zaměstnanců, vč. četnosti, způsobu ověření znalostí a bližších pokynů k realizaci, místo, kde je předpis uložen (dostupnost pro zaměstnance). Tyto položky lze jakkoli rozšířit na základě zvyklostí firmy nebo momentální potřeby. V některých případech je vhodnou součástí i prezenční listina školení zaměstnanců, která má též své zákonitosti.
Důležitým může být i zviditelnění prvků firemní kultury na úvodní straně dokumentu (barevné logo), které mj. dodává dokumentu profesionální vzhled a jasně identifikuje jeho původ. To nejen zvyšuje důvěryhodnost dokumentu, ale v prostředí, kde může být mnoho různých vjemů, je vizuální identita klíčová pro efektivní organizaci a komunikaci (např. informační nástěnky na pracovišti). Použití stejných grafických prvků napříč všemi dokumenty pak zajišťuje jejich konzistenci a uniformitu, což může zlepšit vnímání firmy zejména při externích kontrolách.
V případě velkých firem se v současné době přistupuje k tzv. řízené dokumentaci, to znamená, že její vznik a archivace podléhá stanovenému režimu. V tomto případě je na úvodní straně dokumentu nutné uvedení této skutečnosti, příp. forma vydání (např. pouze elektronicky) a doložka GDPR nebo o vlastnictví dokumentu.
NahoruPopis položek vzorového dokumentu
Každá firma má své potřeby a zvyklosti, tedy je zřejmé, že i formální stránka dokumentace se bude lišit. Nesmíme však zapomínat na to, že každá…
