Tiskopisy a zúčtovatelné tiskopisy

Tiskopisy a zúčtovatelné tiskopisy

Jaroslava Svobodová

 NahoruPojem

Tiskopisy jsou mj. označovány též jako formuláře, blankety nebo dotazníky. Označují se tak listy papíru, na kterých je předtištěn text, grafické prvky (např. rámečky, rubriky) a obvykle v zápatí také výrobní (evidenční) značka a označení výrobce nebo vydavatele.

V současnosti nemusí mít tiskopisy pouze písemnou (papírovou) formu. Lze je vyplňovat pomocí výpočetní techniky a odesílat elektronickou cestou. Při vyplňování nebo tvorbě podoby tiskopisu dochází nejprve k zobrazení čitelnému pro lidské oko. Z této formy je tiskopis pro účely přenosu převeden do formy elektronické. U příjemce jej lze opět zobrazit tak, aby byl čitelný pro lidské oko. Přenos dat by měl být zabezpečen tak, aby v žádném případě nedošlo ke zkreslení nebo ztrátě údajů.

Tiskopisy v písemné formě (na papíře) lze pomocí výpočetní techniky skenovat a přenášet elektronicky k příjemci. Tento způsob v podstatě téměř vytlačuje přenos prostřednictvím faxů nebo dálnopisů.

 NahoruTiskopisy

Některé formuláře jsou k dispozici zcela zdarma a slouží k administrativním účelům při určité činnosti. Jsou vydávány příslušnými úřady nebo institucemi. Například Česká pošta vydává poštovní průvodky, podací lístky, dodejky aj. Ministerstvo financí vydává daňová přiznání, formuláře pro zúčtování daní ze závislé činnosti a funkčních požitků atd.

Jedním z nejstarších a také největších vydavatelů tiskopisů je vydavatelství SEVT (Statistické a evidenční vydavatelství tiskopisů). Vydává a prodává hospodářské, zdravotnické, školské tiskopisy a formuláře a odbornou literaturu.

Tiskopisy, které jsou obecně přístupné, nemají žádné ochranné znaky a jejich distribuce obvykle nepodléhá žádné zvláštní ochraně. V převážné míře bývají poskytovány uživatelům bezúplatně.

Zúčtovatelné tiskopisy se od tiskopisů odlišují například tím, že po vydání do oběhu mohou v některých případech představovat tzv. "ceninu". Může se jednat o stravovací poukázky, losy, vstupenky na kulturní nebo sportovní představení, poštovní známky, kolky apod.

 NahoruZúčtovatelné tiskopisy

Zúčtovatelnými tiskopisy mohou být též formuláře, které vyžadují ochranu před neoprávněným použitím. Jedná se například o pokutové bloky, ve školství formuláře pro vydávání vysvědčení nebo vysokoškolských diplomů, ve zdravotnictví např. Potvrzení o dočasné pracovní neschopnosti, ve veřejné správě např. tiskopisy sloužící k vystavování občanských průkazů, řidičských oprávnění, cestovních pasů aj.

Na rozdíl od běžně dostupných tiskopisů zúčtovatelné tiskopisy se tak nazývají proto, že je povinností těch, kteří s nimi hospodaří, o nich účtovat a vést přesnou evidenci. Současně jsou povinni je chránit před neoprávněným použitím.

Přísně zúčtovatelný tiskopis na rozdíl od ceniny nemusí nutně mít vyznačenu jmenovitou hodnotu. Do doby jeho vydání do oběhu a v některých případech i po vydání do oběhu nemusí vždy představovat nárok na odběr zboží nebo služeb. Přísně zúčtovatelný tiskopis obdobně jako cenina bývá obvykle předem očíslován souvislou číselnou řadou a současně může být označen i písmenem označujícím určité pořadí (sérii) v řadě vydaných tiskopisů. Označení přísně zúčtovatelného tiskopisu slouží převážně pro účely evidence.

Za přísně zúčtovatelné tiskopisy se považují zejména před jejich vydáním do oběhu např.:

• ceniny (viz shora),

• losy a výherní tikety,

• pokutové bloky.

Přísně zúčtovatelnými tiskopisy jsou mj. také tiskopisy sloužící k evidenci omamných a psychotropních látek, vkladní knížky, osvědčení o měření emisí motorových vozidel, osvědčení o provedení technické prohlídky motorových vozidel, tiskopisy řidičských oprávnění, technických průkazů pro motorová vozidla, tiskopisy občanských průkazů, cestovní pasy před jejich uvedením do oběhu a pokutové bloky používané k výběru blokových pokut v souvislosti se zákonem o přestupcích, v platném znění.

 NahoruPokutové bloky

Za podmínek stanovených zákonem může příslušný, k tomu oprávněný orgán řešit přestupek uložením pokuty. Bloky k ukládání pokut vydává ministerstvo financí. Pokutové bloky, kdy výběr pokut je příjmem státního rozpočtu, vydává orgánům oprávněným ukládat a vybírat pokuty v blokovém řízení příslušný finanční úřad. Pokud je výnos z blokových pokut příjmem kraje nebo obce, vydává pokutové bloky příslušný krajský úřad. Pověřené osoby jsou povinny prokázat, že jsou oprávněny ukládat a vybírat pokuty v blokovém řízení. Na pokutových blocích vyznačí, komu, kdy a za jaký přestupek byla pokuta v blokovém řízení uložena.

Přísně zúčtovatelné tiskopisy by měly být uschovávány v uzamčených prostorách, do kterých má přístup pouze příslušná odpovědná osoba. Součástí ochrany je i vedení přesné evidence o pořízení (nákupem nebo ve vlastní režii), o výdeji do používání a v neposlední řadě o likvidaci pro nepotřebnost nebo nepoužitelnost, např. z důvodu změny právních předpisů. Evidenci přísně zúčtovatelných tiskopisů, jejich úschovu a distribuci na krajských nebo obecních úřadech zajišťují obvykle odbory finanční nebo odbory hospodářsko-správní. Pokutové bloky související s přestupky dle daňového řádu, obhospodařují příslušné územní finanční orgány.

 NahoruVnitřní předpisy

Vnitřní předpis k evidenci přísně zúčtovatelných tiskopisů by měl stanovit pravidla pro přehledné sledování tiskopisů podle jednotlivých druhů, případně jmenovitých hodnot, které budou mít po vydání do oběhu, podle osob odpovědných za jejich úschovu a ochranu. V evidenci je vhodné uvádět okamžik přijetí do úschovy, počet kusů, počet bloků, jejich označení číselnou řadou od – do, případně též sérií, okamžik vydání do oběhu, podpis osoby, která tiskopisy převzala k použití do oběhu. Dále záznamy o vyřazení z evidence z důvodu likvidace a další nutné údaje. Zaměstnavatel, který je pověřenou osobou k používání přísně zúčtovatelných tiskopisů, by měl se zaměstnancem, kterému jsou tyto tiskopisy svěřovány v rámci výkonu práce, uzavírat písemně "Dohodu o odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách", které je zaměstnanec povinen vyúčtovat a "Dohodu o odpovědnosti za ztrátu svěřených předmětů" dle § 252 a násl. ZP. Pokud se tak nestalo, při případném zavinění zneužití nebo ztráty přísně zúčtovatelného tiskopisu lze odpovědnost na příslušném zaměstnanci vymáhat poměrně obtížně.

 NahoruZákladní účetní postupy

Oceňování

Oceňování zásob upravuje § 25 odst. 1 písm. c) ZoÚ a § 57 vyhlášky č. 410/2009 Sb. Zásoby nakoupené se oceňují pořizovacími cenami. Součástí pořizovací ceny jsou i náklady spojené s pořízením zásob (např. doprava, balné, poštovné).

Účtování

Tiskopisy lze považovat za zásoby určené ke spotřebě. Zúčtovatelné tiskopisy jsou zásobami převážně u výrobce (zásoby výrobků) nebo prodejce (zásoby zboží). U PO, která bude zúčtovatelné tiskopisy uvádět do oběhu, je podle našeho názoru možné tyto tiskopisy evidovat na podrozvahovém účtu 909 – Ostatní majetek. Na rozvahovém účtu 263 – ceniny bude o zúčtovatelných tiskopisech účtováno až k okamžiku, kdy se stávají ceninami, tj. kdy jsou uvedeny do oběhu (výdeje) nebo…