Pokladna a její vedení

Pokladna a její vedení

Jaroslava Svobodová

Příspěvkové organizace, které účtují podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "ZoÚ"), podle vyhlášky č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky, ve znění pozdějších předpisů, a podle Českých účetních standardů (dále jen "ČÚS") č. 701 až 710, účtují o pokladní hotovosti na základě příjmových a výdajových pokladních dokladů. Příjmy a výdaje peněžních prostředků jsou účtovány v pokladní knize.

 NahoruPokladní kniha

Pokladní kniha je deníkem v souladu s § 13 ZoÚ. Protože není ustanovena ani forma pokladní knihy, je na účetní jednotce, jakou pokladní knihu povede, buď použije počítačový program nebo ji povede v listinné podobě ("ručně"). Zápisy v pokladní knize se provádějí v okamžiku příjmu nebo výdeje z pokladny na základě příjmových nebo výdajových pokladních dokladů. Pro každou pokladnu se vede pokladní kniha samostatně, to znamená i pro pokladnu vedenou v cizí měně. Podle § 4 odst. 12 ZoÚ  jsou účetní jednotky povinny vést účetnictví v peněžních jednotkách české měny.

 NahoruValutová pokladna

Cizí měna se na českou měnu přepočítává k okamžiku uskutečnění účetního případu a ke konci rozvahového dne nebo k jinému okamžiku, k němuž se sestavuje účetní závěrka.

Pro přepočet cizí měny na českou měnu může účetní jednotka použít jednu z možností uvedenou v § 24 odst. 6 a 7 ZoÚ:

• pevný kurz, který si stanoví ve své vnitřní směrnici a bude ho používat po předem stanovenou dobu, jež nesmí přesáhnout účetní období. Pro stanovení pevného kurzu použije účetní jednotka kurz devizového trhu vyhlášeného ČNB k prvnímu dni období, pro které bude pevný kurz používán. V průběhu stanovené doby může organizace tento pevný kurz změnit svým vnitřním předpisem. V případech vyhlášení devalvace i revalvace české koruny musí být pevný kurz změněn vždy. Pevný kurz nemůžeme použít pro přepočet cizí měny na českou ke konci rozvahového dne. Tento způsob se však v organizacích používá jen výjimečně.

• aktuální denní kurz ČNB ke dni pohybu peněz,

• kurz z toho dne, ve kterém byla cizí měna nakoupena nebo prodána.

 NahoruPravidla pro vedení pokladny

Pravidla pro vedení pokladny si organizace vydá ve svých vnitřních směrnicích. Minimálně by měly být stanoveny tyto zásady:

• stanovení podpisových vzorů a určení, kdo a do jaké výše má oprávnění schvalovat výplatu peněz,

• způsob úschovy a manipulace s hotovostí,

• organizace, vedení a účtování pokladny,

• stanovení denního limitu pokladní hotovosti, který nemůže být vyšší, než je uvedeno v uzavřené pojistné smlouvě organizace,

• stanovení způsobu používání a přepočtu valut,

• povinnosti odpovědného zaměstnance podle písemně uzavřené dohody o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci,

• způsob odvodu pokladní hotovosti, zvláště větších částek, do banky nebo výběru z banky, pravidla pro vyúčtování záloh a podobně,

• pravidla pro vydávání záloh na služební cesty, vystavování cestovních příkazů a jejich vyúčtování,

• zásady pro provádění inventury pokladny.

 NahoruPříjmové a výdajové pokladní doklady

V zákoně o účetnictví není uvedeno, že příjmové a výdajové pokladní doklady jsou povinné, i když dokládají příjem nebo výdej pokladní hotovosti. Zákon o účetnictví stanoví náležitosti účetního dokladu, ale nezná pojmy "příjmový pokladní doklad" nebo "výdajový pokladní doklad". Pokladní doklad s přiloženými podklady (paragony, výdejkami za zboží apod.) po doplnění náležitostí, které zajišťují jeho průkaznost, a s podpisovými záznamy osoby odpovědné a s okamžiky připojení podpisových záznamů za pokladní operaci a pokladníka se stane účetním dokladem, tzn. průkazným účetním záznamem.

 NahoruNáležitosti účetního dokladu

Zákon o účetnictví v § 11 stanovuje obsah účetního dokladu: označení účetního dokladu, obsah účetního případu a jeho účastníky, peněžní částku, okamžik vyhotovení účetního dokladu, okamžik uskutečnění účetního dokladu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu, podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ, podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování a také podpis příjemce hotovosti. Tyto skutečnosti prokazuje účetní jednotka účetním dokladem.

 NahoruOpravy chyb

Účetní jednotky jsou povinny vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují, a to takovým způsobem, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu tak, aby bylo účetnictví účetní jednotky srozumitelné a dal se zjistit jednotlivě i v souvislostech spolehlivě a jednoznačně obsah účetních případů, obsah účetních záznamů a vazba mezi účetním záznamem vzniklým seskupením a dílčími účetními záznamy.

Pokud se v účetní jednotce zjistí, že v důsledku opravy nebo doplnění v účetních záznamech došlo k neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti účetnictví, musí být neodkladně provedena oprava tak, aby bylo možno určit osobu odpovědnou za provedení každé opravy, okamžik jejího provedení a zjistit jak obsah opravovaného účetního záznamu před opravou, tak jeho obsah po opravě (viz § 35 ZoÚ). Za opravu se nepovažuje doplnění informace v účetním dokladu

Doporučení:

• Správně opravujeme přeškrtnutím původního údaje a vepsáním nového údaje s uvedením data a podpisu osoby, která opravu provedla.

• Nejsou přípustné opravy provedené přelepením nebo přebílením původního údaje a dopsáním údajem nového, dále přepsáním, případně zaškrtáním původního údaje, které vedou k nečitelnosti.

• Zásadně na pokladních dokladech neopravujeme částky peněžní operace jak v číselném, tak slovním vyjádření a dále údaje ovlivňující průkaznost operace, a to ani přeškrtnutím s uvedením částky nové. Stejně tak jsou závažné případné nesouhlasy mezi číselným a slovním vyjádřením částky. Jestliže jsme zjistili, že jsme na pokladním dokladu vepsali nesprávnou částku, vystavíme nový pokladní doklad a původní doklad stornujeme nebo znehodnotíme.

• Neopravujeme datum na pokladním dokladu. Doklad stornujeme nebo znehodnotíme a vystavíme nový.

• Abychom nemuseli na pokladním dokladu v záhlaví nic přeškrtávat nebo doplňovat, je vhodné si raději pořídit již předčíslované příjmové doklady s vypsaným plným textem jako "příjmový pokladní doklad" a výdajové pokladní doklady s označením "výdajový pokladní doklad". Často se v takových případech stává, že nesprávným doplněním nebo přeškrtnutím může dojít k záměně příjmového pokladního dokladu s výdajovým pokladním dokladem a můžeme tak zcela zkreslit skutečný stav pokladní hotovosti.

• Zjistí-li se chyba v pokladní knize až následně, například až po provedení fyzické inventury, vždy se provede oprava v okamžiku jejího zjištění. Vyžaduje-li to povaha operace, bude oprava provedena účetním způsobem, tj. stornem původního zápisu a zapsáním nového zápisu. Možný je dodatečný zápis s částečným stornem.

 NahoruProkazování osoby příjemce hotovosti

U výdajových pokladních dokladů je důležité potvrzení příjemcem hotovosti jeho vlastnoručním podpisem:

• U cizích nebo neznámých osob si pokladník při výplatě finanční částky na výdajovém pokladním dokladu u příjemce prověří jeho totožnost. Pro tyto případy se ověřuje totožnost občanským průkazem, cestovním pasem nebo jiným průkazným dokladem.

• Jiné osobě je možné vyplatit hotovost pouze na základě písemného zmocnění od osoby, která je oprávněna hotovost přijmout. Na plné moci musejí být uvedeny účel, pro jaký byla vystavena, a datum termínu, do kdy je plná moc platná. Může jít o jednorázovou plnou moc nebo o plnou moc na dobu určitou.

Pokud na vystavování pokladních dokladů používáme účetní program, je vedení pokladny snazší, protože při vedení pokladní knihy prostřednictvím softwaru (počítačově) je možné tisknout pokladní doklady s již předtištěným datem, případně i časem vyhotovení.

Důležitá je identifikace účetní jednotky, která musí být připojena k účetnímu záznamu, aby bylo jednoznačně určeno, o jakou organizaci se jedná.

Důležité pro vedení pokladny jsou:

• stanovení pravidel pro vedení pokladní knihy a provádění inventury pokladny,

• denní limit pokladní hotovosti nastavený ředitelem organizace,

• písemně uzavřená dohoda s odpovědným pracovníkem,

• oddělení pokladen na pokladnu s Kč, euro apod. – pokladny v účetnictví analyticky oddělíme,

• číselnou řadou označené pokladní doklady, a to buď jednou číselnou řadou příjmové pokladní doklady a druhou číselnou řadou výdajové pokladní doklady nebo jednotné číslování pro všechny pokladní doklady.

 NahoruInventura

Inventura pokladní hotovosti se provádí v souvislosti se sestavením mimořádné nebo řádné účetní závěrky podle pokynů ředitele organizace, např. ve vnitřní směrnici. Při změně pracovníka odpovědného za vedení poklady je vhodné provést fyzickou inventuru pokladní hotovosti (ověření stavu zůstatku). Předsedou inventarizační komise by neměl být pracovník, který provádí běžnou kontrolu pokladní knihy, a členem komise by měla být osoba odpovědná za pokladní činnost. Ředitel by měl ve vnitřní směrnici nebo v pokynu k provedení inventarizace vymezit okruh osob, které budou odpovědné za provedení inventury, a osob, které provedou fyzickou a dokladovou inventuru pokladny. Při provádění inventury pokladny musejí být přítomné alespoň dvě osoby. Při inventuře pokladny se zejména fyzicky zjišťují stavy jednotlivých peněžních hotovostí (tzn. podle druhu), zapisují se v inventurním soupise (viz § 29 a § 30 ZoÚ, tj. v průkazném účetním záznamu) a skutečně zjištěný stav se porovnává se stavem v účetnictví. Je také vhodné v případě změny odpovědného pracovníka v pokladně vyhotovit zápis, který stvrzují svými podpisy pokladník a osoba, jež kontrolu finanční hotovosti prováděla.

 NahoruOdpovědnost zaměstnance

Jestliže byla se zaměstnancem podle § 252 ZP uzavřena dohoda o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování, za které se považuje hotovost, s níž má zaměstnanec možnost osobně disponovat po celou dobu, po kterou mu byly svěřeny, odpovídá za schodek vzniklý na těchto hodnotách. S podepsáním dohody musí být zajištěno, že přístup ke svěřeným hodnotám má výhradně a jedině osoba, která odpovědnost převzala. Podmínkou platnosti písemně uzavřené dohody o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených k vyúčtování je platný pracovněprávní vztah. I když podmínkou platnosti není provedení inventury pokladny, je zaměstnavatel povinen ji provést podle § 254 ZP při uzavření dohody o odpovědnosti, při jejím zániku, při výkonu jiné práce, při převedení zaměstnance na jinou práci nebo na jiné pracoviště, při jeho přeložení a při skončení pracovního poměru. Na pracovištích, kde pracují zaměstnanci společně zavázaní k vyúčtování svěřených hodnot, je pak zaměstnavatel povinen inventuru provést se všemi zaměstnanci. Neprovedení inventury pokladny v uvedených případech má pro zaměstnavatele ten důsledek, že musí jinými důkazními prostředky prokázat stav hodnot, za které zaměstnanec převzal odpovědnost, a skutečnost, zda došlo ke škodě. Zaměstnanec se zprostí odpovědnosti zcela nebo zčásti, jestliže prokáže, že schodek vznikl zcela nebo zčásti bez jeho zavinění. Dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty zaniká dnem skončení pracovního poměru nebo dnem, kdy bylo odstoupení od této dohody doručeno zaměstnavateli. Zaměstnanec může od dohody odstoupit, je-li převáděn na jinou práci nebo také v případě, že mu zaměstnavatel nevytvořil podmínky k zajištění ochrany svěřených věcí proti…