Cestovní náhrady - poskytování záloh a vyúčtování pracovní cesty

Cestovní náhrady – poskytování záloh a vyúčtování pracovní cesty

Jaroslava Pfeilerová

 NahoruI. Poskytování záloh před pracovní cestou

Zaměstnavatel je povinen zaměstnanci před vysláním na tuzemskou i zahraniční pracovní cestu poskytnout zálohu ve výši předpokládaných výdajů. Záloha může být poskytnuta v různé formě, např. vyplacením hotovosti, cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele.

Zákoník práce v § 183 odst. 1 ZP připouští i možnost dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem o tom, že záloha nebude poskytnuta. Někteří zaměstnavatelé si příslušné ustanovení zákoníku práce vykládají tak, že záleží na jejich rozhodnutí, zda zálohu zaměstnanci poskytnou, nebo ne. Jedná se však o špatný výklad zákona, protože s případným neposkytnutím zálohy musí zaměstnanec souhlasit. Výdaje, které vznikají při pracovní cestě, jsou výdaje zaměstnavatele a zaměstnanec není povinen je hradit ze svých prostředků. Vzhledem k tomu, že zejména při zahraničních pracovních cestách obvykle zaměstnanci vznikají vysoké cestovní výdaje, je vhodné případnou žádost zaměstnance o neposkytování zálohy zaznamenat v cestovním příkazu. Tento záznam může být důležitý zejména v případech, kdy se zaměstnanec vinou nedostatku finančních prostředků dostane do svízelné situace, ze které mu následně může vzniknout škoda.

V případě zahraniční pracovní cesty je záloha na stravné zaměstnancům obvykle poskytována v zahraniční měně, ve které jsou stanoveny základní sazby stravného vyhláškou MF (pro rok 2024 vyhláška č. 341/2023 Sb.). Zákoník práce však připouští možnost, aby se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodli na poskytnutí zálohy v české měně nebo v jiné cizí měně, než stanoví vyhláška MF. Podmínkou je, aby ČNB k této dohodnuté cizí měně vyhlašovala kurz. Při určení zahraničního stravného v dohodnuté měně, se nejprve zjistí korunová hodnota zahraničního stravného, která se následně přepočítá na dohodnutou měnu. Při přepočtech se použijí kurzy ČNB platné v den poskytnutí zálohy.

 NahoruII. Vyúčtování pracovní cesty

Po ukončení pracovní cesty provádí zaměstnanec spolu se zaměstnavatelem vyúčtování. Zákoník práce stanoví v § 183 odst. 3 ZP pořádkovou lhůtu, podle které je zaměstnanec povinen do deseti pracovních dnů po návratu z pracovní cesty předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné pro vyúčtování pracovní cesty a vrátit nevyčerpanou zálohu. Stejně tak je desetidenní lhůta stanovena i zaměstnavateli, a to ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem. V této lhůtě je zaměstnavatel povinen provést vyúčtování a uspokojit oprávněné zájmy zaměstnance.

Zákoník práce však umožňuje, aby se zaměstnavatel od této pořádkové lhůty "odklonil" a stanovil lhůtu jinou. V praxi je toto ustanovení poměrně často využíváno a zaměstnavatelé po dohodě se zaměstnancem sjednávají pro vyúčtování delší lhůtu. Toto ujednání umožní vypořádat cestovní náhrady např. za kalendářní měsíc a doplatek nároku zaměstnanci poslat spolu se mzdou nebo platem jedenkrát měsíčně na osobní účet zaměstnance.

Lhůty stanovené zákoníkem práce musí být zaměstnancem splněny. Pokud zaměstnanec soustavně lhůty nedodržuje, jedná se o porušení zákoníku práce a zaměstnavatel může uložit pracovněprávní sankce. Nárok na vyplacení náhrad však v tomto případě zaměstnanci nezaniká, protože lhůty stanovené zákoníkem práce pro vyúčtování cestovních náhrad jsou pouze pořádkové. To znamená, že i když zaměstnanec nedodrží desetidenní lhůtu nebo lhůtu zaměstnavatelem prodlouženou, neztrácí na cestovní náhrady nárok. V tomto případě stanoví občanský zákoník (§ 629 a násl. OZ) tříletou promlčecí lhůtu.

V souladu s § 147 odst. 1 písm. d) ZP je zaměstnavatel oprávněn srazit zaměstnanci z platu nebo ze mzdy "nevyúčtovanou zálohu na cestovní náhrady, popřípadě jiné nevyúčtované zálohy poskytnuté zaměstnanci k plnění jeho pracovních úkolů". K provedení této srážky zaměstnavatel nepotřebuje souhlas zaměstnance.

Zaměstnanec je povinen vyúčtování cestovních náhrad provést na tiskopisu určeném zaměstnavatelem. Po vyplnění písemnosti zaměstnanec prohlásí, že příslušné údaje uvedl správně a vše podepíše. Účetní, který je pověřen kontrolou vyúčtování, ve spolupráci s příslušným vedoucím pracovníkem odsouhlasí správnost uplatněných náhrad (částky, na které zaměstnanec nemá nárok, zruší a případné scházející náhrady doplní). Každý zaměstnanec musí provést samostatné vyúčtování, nelze připustit, aby více zaměstnanců vyúčtovalo pracovní cestu na jednom tiskopisu.

Vyčíslení nároku zaměstnance na cestovní náhrady

V rámci vyúčtování cestovních náhrad je nutné v první řadě zjistit výši nároku zaměstnance na cestovní náhrady. Porovnáním poskytnuté zálohy a nároku zaměstnance zjistí zaměstnavatel přeplatek nebo nedoplatek. V případě zahraničních cest je třeba porovnat zálohu a nárok zaměstnance ve stejné měně. Při poskytnutí zálohy ve více měnách je vhodné přepočítat zálohu na jednu z těchto poskytnutých měn, případně lze jednotlivé zálohy vypořádat samostatně.

Částku, o kterou byla záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí prokázané cestovní náhrady, zaměstnanec vrací zaměstnavateli v měně, která mu byla poskytnuta, v měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu směnil, nebo v českých korunách.

Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než prokázané cestovní výdaje, doplácí zaměstnavatel zaměstnanci v českých korunách, pokud se nedohodnou jinak. To znamená, že zákoník práce nezakazuje doplatky cestovních náhrad v cizí měně.

 NahoruIII. Kurzy pro přepočet zahraniční měny na českou měnu

V souvislosti s pracovní cestou uskutečňuje zaměstnavatel celou řadu účetních případů, při kterých přepočítává zahraniční měnu na české koruny. Ve většině případů jsou pro přepočet použity kurzy stanovené v § 24 ZoÚ (např. při nákupu cizí měny, převodu finančních prostředků mezi pokladnou a bankovním účtem apod.).

Účetním kurzem se rozumí aktuální kurz ČNB, pevný kurz nebo kurz, za který byla cizí měna nakoupena.

V případě přepočtu měn se při poskytování cestovních náhrad v některých případech použije odlišný kurz stanovený v § 183 a 184 ZP.

Jedná se o případy, kdy musí být přepočteny částky, které budou se zaměstnancem vypořádány v české měně nebo v dohodnuté cizí měně, kdy se použijí následující kurzy stanovené zákoníkem práce:

• v případě, že zaměstnanci byla poskytnuta záloha na cestovní náhrady:

  • kurzy vyhlášené ČNB a platné v den vyplacení zálohy,

  • kurz doložený zaměstnancem, kterým byla poskytnutá záloha v zahraničí směněna na jinou měnu (např. dokladem o směně v bance nebo směnárně),

• v případě, že zaměstnanci nebyla poskytnuta záloha na cestovní náhrady, bude použit kurz ČNB platný v den nástupu na zahraniční pracovní cestu.

Pro přepočet zálohy na stravné z cizí měny na Kč nebo z měny stanovené vyhláškou MF na jinou dohodnutou cizí měnu (např. z EUR na USD) a také pro výpočet výše přeplatku nebo doplatku z vyúčtování cestovních náhrad (např. namísto cizí měny v Kč nebo v dohodnuté cizí měně) nelze provádět účetním kurzem, ale kurzy stanovenými v § 183 a 184 ZP. Při ostatních účetních operace (při kterých nedochází k přepočtu ve vztahu k zaměstnanci) se používají účetní kurzy.

 NahoruIV. Zaokrouhlování

Zákoník práce řeší v § 183 odst. 3 a 4 ZP zaokrouhlování cestovních náhrad pouze částečně. Podle tohoto ustanovení se částka, kterou má zaměstnanec vrátit zaměstnavateli v české měně, zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru. Stejným způsobem bude zaokrouhlen i doplatek – tedy situace, kdy záloha byla menší než vyúčtování a zaměstnavatel zaměstnanci doplatí cestovní náhrady do výše jeho nároku.

Zaokrouhlování "mezivýpočtů" a také doplatků či vratek v cizí měně zákoník práce neřeší. V případě "mezivýpočtů" v české měně vyplývá ze stanovisek odborných autorů doporučení zaokrouhlovat co nejméně a zaokrouhlit až konečnou částku k vyúčtování na celé koruny nahoru.

V praxi se účetní jednotky při zaokrouhlování cestovních náhrad odkazují na § 189 odst. 3 ZP. Citované ustanovení však obsahuje "zmocňovací ustanovení", na základě kterého je MPSV oprávněno v pravidelném termínu od 1. ledna každého roku vyhláškou měnit sazby základní náhrady, stravného a průměrných cen PHM. Podle § 189 ZP jsou zaokrouhleny částky uvedené ve vyhlášce č. 398/2023 Sb. Pro zaměstnavatele tento postup neplatí, nebude jej proto aplikovat.

Zaměstnavatel bude při zaokrouhlování cestovních náhrad postupovat podle § 183 ZP. Na základě tohoto ustanovení bude částka, o kterou byla záloha vyšší než vyúčtované cestovní náhrady, zaokrouhlena na celé koruny směrem nahoru. Stejný postup při zaokrouhlování platí v případě, kdy zaměstnavatel doplácí zaměstnanci náhrady v českých korunách.

Tabulka – Účtování o cestovních náhradách

Příspěvkové organizace vytvářejí analytické účty v souladu s ustanovením bodu 3.2. ČÚS 701 – Účty a zásady účtování na účtech. Organizace v rámci syntetických účtů vytváří analytické účty. Nákladové a výnosové účty členíme podle jednotlivých druhů nákladů a výnosů a také pro daňové účely.

Při účtování o cestovních náhradách organizace použije celou řadu účetních dokladů – faktury, paragony, vyúčtování pracovní cesty, pokladní doklady, výpisy z účtů, interní doklady apod. Je nezbytné, aby použité účetní doklady i podklady pro vystavení vnitřních účetních dokladů byly průkazné a obsahovaly…